核心原则：根据源文件字段整理，保留所有字段 + 提供注释说明 + 算数科技全程配合确认后提供标准模板
| 资料分类 | 资料名称 | 字段说明及详细要求（外贸企业适用） | 必填/选填 | 提交方式 | 提交时间 | 责任人 | 算数科技专属建议（配合确认）+ 特殊说明 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 企业基础资料 | 营业执照副本 |
1. 清晰展示统一社会信用代码、经营范围、注册资本、成立日期等 2. 最新年检状态截图（盖公章） 3. 有效期剩余6个月以上，若不足请提供延期证明资料 |
必填 | 高清PDF扫描件（请勿拍照，避免影响识别率） | 合同洽谈前 | 客户方/财务 |
1. 配合确认：我方从客户方获取，由算数科技整理归档营业执照，确保合规性 2. 特殊说明：若提供的复印件需清晰显示有效期，若已过期请提前告知 3. 注意事项：若为分公司，请提供总公司盖章+书面授权扫描件+原件，合同签订时提供原件 |
| 外贸资质文件 |
1. 对外贸易经营者备案登记表（加盖公章） 2. 电子口岸IC卡及操作员卡（正反面） 3. 银行账户信息（含开户行、账号、户名） 4. 特殊产品资质（如食品、化妆品等需提供相应监管资质如食品经营许可证、化妆品生产许可证等） |
必填 | PDF扫描件、卡片照片（电子口岸IC卡需展示完整） | 合同洽谈前 | 客户方/外贸负责人 |
1. 配合确认：我方验证文件真实性，确保信息准确有效，及时反馈客户问题 2. 特殊说明：电子口岸IC卡需确认是否在有效期，否则无法录入系统 3. 注意事项：银行账户信息请在Excel表格中整理，便于系统快速录入 |
|
| 项目负责人确认函（含授权） |
1. 关键字段：项目负责人姓名及职务（应为外贸负责人/财务，需明确具体职责）、联系方式、身份证号、邮箱等 2. 明确权限：勾选确认人、审批人、签字人、资料审核人等角色 3. 负责人手写签字+日期 |
必填 | Word文档（我方提供模板，客户方手写签字和日期/扫描件） | 合同洽谈前 | 客户负责人 |
1. 配合确认：我方提供标准确认函模板，客户方完成签字，我方负责归档 2. 特殊说明：仅指定项目负责人，避免多人对接导致信息混乱 3. 注意事项：同一项目提供1名项目负责人，避免人员变动影响沟通效率 |
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| 企业组织结构图（外贸企业适用） |
1. 标注清晰各部门及人员（外贸业务部：业务经理1-2人，单证员1人，财务经理1人，出纳1人等） 2. 标注各岗位汇报关系及联系方式，明确关键岗位（如：谁负责对接客户/采购/物流/财务） 3. 提供各岗位详细职责，重点标注「谁负责对接客户/采购/物流/财务」等 |
必填 | 手绘草图、PPT或图片、Excel表格均可，推荐Visio专业图表 | 合同洽谈前 | 客户负责人/HR |
1. 配合确认：我方根据组织结构图梳理各岗位权责，确保系统权限配置准确 2. 特殊说明：需清晰体现各部门协作关系，便于设计工作流程 3. 注意事项：若组织结构变动频繁，请提供最新版本 |
核心原则：根据源文件字段整理，保留所有字段 + 提供注释说明 + 算数科技全程配合确认后提供标准模板
| 资料分类 | 资料名称 | 字段说明及详细要求（外贸企业适用） | 必填/选填 | 提交方式 | 算数科技专属建议（配合确认）+ 标准模板 + 特殊说明 |
|---|---|---|---|---|---|
| 客户管理类 | 外贸客户模板（含示例） |
1. 提供客户方正在使用的外贸客户1-2份示例文档（中英双语） 2. 核心字段：客户编码、客户名称（英文）、客户联系方式、产品类别/规格（中英文）、客户地址、邮编、国家、港口（起运港/目的港）、包装要求 3. 提供标准模板，所有数据需准确，附客户关系图示例 |
必填 | Word/Excel文件或手绘模板（含示例） |
1. 配合确认：我方根据客户方需求格式，严格按1:1还原字段，保留「备注状态列、审批状态列、数据来源列」等，自动生成客户信息模板，提供给客户方确认 2. 标准模板：我方提供3种外贸企业通用模板（中英文版）供客户选择后调整 3. 特殊说明：外贸客户名称、结算方式等确认需注意，避免在后续结算时发生纠纷 |
| 客户信息列表（含历史） |
1. 整理客户完整信息，每个客户1条 2. 核心字段：客户英文名称、所在国家/地区及联系方式（电话、邮箱等）、客户等级（VIP/一级/二级/三级）、合作历史（近3年）、是否为重点客户/潜在客户、目的地国家等 3. 提供完整历史记录，便于后续分析 |
必填 | 标准Excel表格（我方提供规范模板，需包含中英文字段） |
1. 配合确认：我方统一客户信息格式，确保中英文对应准确，删除重复信息，避免在后续统计时无法区分客户信息 2. 标准模板：我方提供客户信息列表模板，从历史系统中获取信息并整理成规范列表 3. 特殊说明：客户联系方式（电话、邮箱）需准确无误，避免通过系统发送信息时失败 |
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| 销售订单模板（含示例） |
1. 核心字段：订单号、客户名称、产品名称、数量、单价（已含30%预付款）、金额总计、订单状态（待确认/已确认/已发货/已完成/已取消/结算状态等） 2. 提供近3个月的订单示例文档（含完整历史数据） 3. 标注「异常情况」「特殊需求」「重要节点」等 |
必填 | Excel文件或手绘模板（含示例） |
1. 配合确认：我方将订单模板转换为系统模板，自动统计订单状态、异常情况等，标注「预付款/未付款/已收款」等状态 2. 标准模板：我方提供销售订单模板，可记录订单状态、异常情况等 3. 注意事项：销售订单若为手写，请提供清晰扫描件以便录入系统 |
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| 报价单模板（含示例） |
1. 提供客户方正在使用的报价单1-2份示例文档 2. 核心字段：产品成本、费用明细（国内费用、国际费用、利润、退税预计、其他费用等）、报价有效期、外贸术语（FOB/CIF/CFR等）、结算方式（L/C/T/T/D/P等）、报价方式（阶梯价） 3. 标注调整方式，明确折扣规则 |
选填（建议提供，便于系统自动计算） | Excel文件或手绘报价单（含计算） |
1. 配合确认：我方将报价单转换为自动计算模板，自动计算成本、费用、预计利润、退税等，支持外贸术语切换 2. 标准模板：我方提供外贸企业通用模板，可根据需求调整 3. 特殊说明：报价单需注意「有效期」「报价说明」「客户特殊要求」等 |
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| 供应链类 | 供应商模板（含示例） |
1. 源文件：包含企业资质、供应商合同模板/手绘说明等（需提供原件扫描件） 2. 核心字段：供应商编码、供应商名称、产品名称/规格（中英文）、联系人、联系方式、价格、外贸术语、港口（起运港/目的港） 3. 提供完整数据，每份至少1-2份示例文档 |
必填 | Word/Excel模板、PDF扫描件等（含示例） |
1. 配合确认：我方根据模板自动生成表单，从所有供应商中提取信息，统一企业资质、合同模板等数据，支持中英文切换，确保标准化 2. 标准模板：我方提供固定模板，客户方直接填写 3. 特殊说明：供应商字段需保持一致，避免同一字段出现不同名称 |
| HS编码列表（含产品信息） |
1. 按产品分类整理，每个产品1条 2. 核心字段：产品名称（中英文）、HS编码（10位，如有特殊要求）、退税率、是否需要商检、是否为危险品等 3. 标注「确认状态」「备注」「海关编码」等信息 |
必填 | Excel表格（我方提供规范模板） |
1. 配合确认：我方提供HS编码查询工具，确保编码准确性，标注特殊产品要求 2. 标准模板：我方提供HS编码标准模板，包含退税率查询功能 3. 特殊说明：HS编码需准确无误，避免影响报关和退税 |
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| 采购订单模板（含示例） |
1. 提供客户方正在使用的采购订单1-2份示例文档 2. 核心字段：采购订单号、供应商名称、产品名称/规格、数量、单价、金额、交货日期、付款方式、质量要求等 3. 标注「异常情况」「特殊需求」等 |
必填 | Excel文件或手绘模板（含示例） |
1. 配合确认：我方将采购订单模板转换为系统模板，自动生成采购订单，支持与供应商系统对接 2. 标准模板：我方提供采购订单模板，可记录采购状态、异常情况等 3. 特殊说明：采购订单需注意「交货日期」「质量要求」等关键信息 |
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| 库存管理模板（含示例） |
1. 提供客户方正在使用的库存管理1-2份示例文档 2. 核心字段：产品编码、产品名称、规格型号、单位、库存数量、安全库存、仓库位置、有效期等 3. 标注「库存预警」「盘点周期」等信息 |
选填（建议提供，便于系统库存管理） | Excel文件或手绘模板（含示例） |
1. 配合确认：我方将库存管理模板转换为系统模板，自动生成库存报表，支持库存预警功能 2. 标准模板：我方提供库存管理通用模板，可根据需求调整 3. 特殊说明：库存数据需准确无误，避免影响生产和销售 |
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| 财务类 | 财务报表模板（含示例） |
1. 提供客户方正在使用的财务报表1-2份示例文档（资产负债表、利润表、现金流量表等） 2. 核心字段：会计科目、金额、日期、备注等 3. 标注「报表周期」「审计状态」等信息 |
必填 | Excel文件或PDF扫描件（含示例） |
1. 配合确认：我方将财务报表模板转换为系统模板，自动生成财务报表，支持财务分析功能 2. 标准模板：我方提供财务报表通用模板，可根据需求调整 3. 特殊说明：财务数据需准确无误，避免影响财务分析和决策 |
| 应收账款模板（含示例） |
1. 提供客户方正在使用的应收账款1-2份示例文档 2. 核心字段：客户名称、订单号、应收账款金额、已收金额、未收金额、账期、逾期天数等 3. 标注「催收状态」「坏账准备」等信息 |
必填 | Excel文件或手绘模板（含示例） |
1. 配合确认：我方将应收账款模板转换为系统模板，自动生成应收账款报表，支持逾期提醒功能 2. 标准模板：我方提供应收账款通用模板，可根据需求调整 3. 特殊说明：应收账款数据需准确无误，避免影响现金流量 |
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| 应付账款模板（含示例） |
1. 提供客户方正在使用的应付账款1-2份示例文档 2. 核心字段：供应商名称、采购订单号、应付账款金额、已付金额、未付金额、账期、逾期天数等 3. 标注「付款状态」「折扣信息」等信息 |
必填 | Excel文件或手绘模板（含示例） |
1. 配合确认：我方将应付账款模板转换为系统模板，自动生成应付账款报表，支持付款提醒功能 2. 标准模板：我方提供应付账款通用模板，可根据需求调整 3. 特殊说明：应付账款数据需准确无误，避免影响供应商关系 |
根据项目需求制定详细的时间规划，确保项目按时完成
| 阶段名称 | 主要工作内容 | 开始时间 | 结束时间 | 责任人 | 状态 |
|---|---|---|---|---|---|
| 需求分析 | 与客户方沟通，了解具体需求，制定详细的项目方案 | 合同签订后第1天 | 合同签订后第5天 | 项目负责人 | 待开始 |
| 系统配置 | 根据需求配置低代码系统，包括表单、流程、权限等 | 合同签订后第6天 | 合同签订后第15天 | 系统工程师 | 待开始 |
| 数据迁移 | 将客户方现有数据迁移到新系统中 | 合同签订后第16天 | 合同签订后第20天 | 数据工程师 | 待开始 |
| 测试培训 | 系统测试和用户培训 | 合同签订后第21天 | 合同签订后第25天 | 培训师 | 待开始 |
| 上线运行 | 系统正式上线运行，提供后续支持 | 合同签订后第26天 | 长期 | 项目团队 | 待开始 |
根据项目需求制定详细的预算方案
| 费用项目 | 金额（元） | 支付比例 | 说明 |
|---|---|---|---|
| 系统配置费 | 10000 | 50% | 合同签订后支付 |
| 数据迁移费 | 5000 | 30% | 数据迁移完成后支付 |
| 培训支持费 | 5000 | 20% | 系统上线后支付 |
| 系统维护费（首年） | 8000 | 100% | 合同签订后支付 |
| 合计 | 28000 | 100% |
| 风险类型 | 风险描述 | 风险等级 | 应对措施 |
|---|---|---|---|
| 需求变更 | 项目过程中客户方需求发生变更 | 中 | 建立变更管理流程，评估变更影响，协商调整项目计划 |
| 数据质量 | 客户方提供的数据质量不佳，影响项目进度 | 高 | 提前制定数据规范，协助客户方整理数据，确保数据质量 |
| 人员变动 | 客户方或我方项目人员发生变动 | 中 | 建立详细的项目文档，确保知识转移，指定备份人员 |
| 技术风险 | 系统配置或数据迁移过程中遇到技术问题 | 低 | 提前进行技术评估，准备应急预案，确保技术支持到位 |
| 时间风险 | 项目进度延误，影响上线时间 | 中 | 制定详细的项目计划，定期跟踪进度，及时调整计划 |